La facture doit se conformer à un cadre réglementaire précis pour assurer sa validité juridique et comptable. L’observance des règles lors de la création d’une facture garantit la transparence des échanges commerciaux et la prévention des factures impayées. Pour commencer voici un guide complet sur les mentions obligatoires d’une facture, enrichi par les dernières actualités réglementaires.

Facturation électronique : report et réglementation

Le déploiement de l’obligation de facturation électronique, initialement prévu pour le 1er juillet 2024, est donc reporté au 1er septembre 2026. C’est un système qui concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. Il vise à moderniser les processus de facturation et à renforcer la lutte contre la fraude fiscale.

Forme de la facture : exigences fondamentales

• Les entreprises doivent créer les factures en français pour assurer leur compréhension par toutes les parties impliquées.
• Chaque facture doit émettre deux exemplaires, l’original étant destiné au client.
• Il est permis de facturer dans une monnaie étrangère convertible et de rédiger la facture dans une autre langue, sous réserve d’une éventuelle demande de traduction de la part de l’administration fiscale.

Mentions obligatoires : détail des exigences pour la création d’une facture

La création d’une facture, document indispensable dans toute transaction commerciale, doit répondre à des critères stricts. Cette pratique est faire pour être en conformité avec la législation. Voici un détail complet des mentions obligatoires à intégrer pour chaque facture émise.

Dates

• Date d’Émission : La date à laquelle la facture est créée doit être clairement indiquée.
• Date de la Vente ou de la Prestation : Il est important de mentionner la date exacte à laquelle les biens ont été livrés ou les services rendus.

Numérotation

• Numéro Unique : Chaque facture doit avoir un numéro séquentiel basé sur une suite chronologique continue sans rupture. La séquence peut inclure un préfixe annuel pour faciliter l’organisation et garantir l’unicité de chaque document.

Identités

• Informations sur le Vendeur/Prestataire : La facture doit comporter le nom ou la raison sociale. Mais aussi l’adresse du siège social, le numéro Siren ou Siret. On doit y trouver aussi d’autres informations pertinentes comme le numéro RCS pour les commerçants. Ou alors le numéro au répertoire des métiers pour les artisans.
• Informations sur l’Acheteur/Client : Nom ou raison sociale, adresse, et si applicable, le numéro d’identification à la TVA. Surtout si le client est un professionnel redevable de la TVA.

Détails de la transaction

• Description des Produits ou Services : Chaque article ou service fourni doit être décrit précisément. Avec la quantité et le prix unitaire hors taxes. Mais aussi toute réduction applicable.
• Base de Calcul de la TVA : Le montant total hors taxes et les taux de TVA applicables doivent être indiqués pour chaque type de produit ou service, ainsi que le total TTC.

Informations de paiement

• Modalités de Paiement : La date limite de paiement, les conditions d’escompte éventuelles, et les pénalités de retard ou l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de paiement tardif doivent être spécifiées.

Garanties légales

• Garantie de Conformité : La mention de la garantie légale de conformité de deux ans pour les biens vendus est requise selon le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Ainsi, elle informe de l’existence et de la durée de cette garantie.

Autres mentions importantes lors de la création d’une facture

• Assurances et Conditions Spécifiques : Pour les professions nécessitant une assurance spécifique, les détails de cette assurance doivent être inclus, de même que toute autre condition liée à l’activité exercée.
• Facturation Électronique : Pour les factures électroniques, les mêmes règles s’appliquent. L’acceptation du destinataire est requise, et le contenu doit être identique à celui d’une facture papier.

Mentions particulières lors de la création d’une facture

En effet, plusieurs cas particuliers nécessitent des mentions spécifiques sur les factures. Afin d’assurer la conformité avec la réglementation en vigueur, en voici quelques unes :

• Appartenance à un Centre de Gestion ou Association Agréée : Par exemple, si le vendeur ou prestataire fait partie d’une association agréée, il doit mentionner explicitement : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ». Cette mention facilite les transactions en offrant plus d’options de paiement au client.
• Régime de Franchise de TVA : Pour les entreprises sous le régime de franchise de TVA, la facture doit porter la mention : « TVA non applicable. Art. 293 B du Code général des impôts ». Cette précision est cruciale pour les transactions exemptées de TVA, clarifiant la situation fiscale pour le client.
• Autoliquidation de la TVA par le Sous-traitant : Dans le cas où la TVA est autoliquidée, c’est-à-dire déclarée et payée par l’entreprise principale et non par le sous-traitant, la facture doit indiquer : « auto-liquidation de la TVA » et préciser qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ». Cette mention assure la transparence sur le mécanisme de paiement de la TVA.
• Assurance Professionnelle pour Artisans et Micro-entrepreneurs : Les artisans et les micro-entrepreneurs qui exercent une activité nécessitant une assurance professionnelle doivent mentionner sur leurs factures les détails de cette assurance. Cela inclut le nom de l’assureur, les coordonnées. Mais aussi la couverture géographique du contrat, fournissant ainsi une garantie supplémentaire au client sur la protection de l’activité.

Sanctions en cas d’anomalie de facturation

Les infractions aux règles de facturation entraînent des conséquences financières pour les entreprises en infraction. Voici les sanctions spécifiques auxquelles elles peuvent s’attendre :

• Amende Fiscale : Chaque omission ou erreur concernant une mention obligatoire sur une facture expose les entreprises à une amende fiscale de 15 €. Il convient de noter que le total de l’amende pour une facture donnée ne peut excéder le quart de son montant, établissant ainsi un plafond pour la sanction applicable.
• Amende Administrative : En plus de l’amende fiscale, une amende administrative peut également être appliquée. Cette amende est de 75 000 € pour une personne physique et peut atteindre jusqu’à 375 000 € pour une personne morale. Ces montants substantiels soulignent la sévérité associée au non-respect des normes de facturation. De surcroît, en cas de récidive dans les deux ans suivant la première sanction, l’amende peut être doublée, accentuant encore davantage la pression sur les entreprises pour se conformer aux exigences légales.

Conservation des factures

Les entreprises doivent conserver les factures pendant dix ans. Que ce soit sous forme papier ou électronique, pour les utiliser comme documents comptables cruciaux et pour répondre aux exigences de l’administration fiscale.

Pour conclure, il est crucial que les entreprises fassent preuve de rigueur pour la prévention des impayées dans la création d’une facture. Cela doit être fait pour assurer le bon déroulement des transactions commerciales et respecter les règles en vigueur. Avec le passage à la facturation électronique, les entreprises doivent s’adapter à un environnement changeant. Cependant, elles doivent veiller au strict respect des informations obligatoires. C’est pour sécuriser leurs transactions commerciales et éviter les risques de sanctions.